5 قانون طلایی در مکاتبات تجاری به زبان انگلیسی

نگارش نامه و ایمیل به زبان انگلیسی نقش مهمی در پیشبرد فعالیت های شما در مقیاس بین المللی دارد. برای آن که نامه های تجاری موفقی بنویسیم به گونه ای که تحسین و اقدام طرف مقابل را در پی داشته باشد، خوب است که این پنج قانون طلایی را به یاد داشته باشید.

1. از کپی کاری پرهیز کنید. زمانی نویسنده ای آمریکائی در توصیف مارهای موجود در یک منطقه این گونه گزارش داده بود: "مارهای این منطقه فقط به یک نوع طبقه بندی می شوند: سمی." همین قاعده در مورد طبقه بندی نامه های تجاری نیز صدق می کند: فقط نامه های اصیل. مطالعه نمونه نامه های تجاری برای مطالعه اولیه و الهام گرفتن از سبک و سیاق آن ها بسیار خوب است. اما اگر این کار به عادت همیشگی کپی برداری تبدیل شود، نه تنها مفید نخواهد بود؛ بلکه مضر نیز هست. کسانی که نامه شما به دستشان می رسد، هالو یا عقب مانده نیستند. بسیاری از آن ها در همان نگاه نخست می توانند به خوبی تشخیص دهند که یک نامه ی اصیل را در دست دارند یا یک نمونه ی کپی شده را. بنابراین، همیشه تلاش کنید نامه هایی را به رشته تحریر درآورید که بازتاب دهنده سبک نگارشی شخص یا شرکت شما باشند و معرف شخصیت والای شما باشند. کپی کردن نامه های تجاری و تغییر بخش هایی از آن ها و ارسال شتاب زده آن ها تنها به این منظور که نیاز مکاتباتی خود را زود و سریع برطرف کنید، دیر یا زود بر ملا می رود. چه بهتر که به دانش و تخصص خودتان تکیه کنید و نامه هایی را بنویسید که تحسین خواننده را به همراه داشته باشد. در صورت نیاز می توانید از خدمات علمی برگ در این زمینه برخوردار شوید.

2. نامه هایتان را خردمندانه آغاز کنید. اگر قرار است نامه ای را در پاسخ به نامه ای که دریافت کرده اید، بنویسید؛ پیش از آن که دست به قلم یا صفحه کلید کامپیوتر ببرید، نخست نامه را به طور کامل و با حوصله و دقت بخوانید. با خودتان کمی فکر کنید که اولین جمله نامه شما باید چه چیزی را بگوید تا گیرنده ی نامه آن را به دقت تا خط آخر خط به خط دنبال کند و دقیق بخواند. دست پاچه شدن یا شتابزدگی در پاسخ دادن به نامه ضعف و عیب خود را در همان آغاز نامه نشان خواهد داد. گاهی حتی پس از نگارش دو پاراگراف، گیرنده ی نامه هنوز نمی داند چرا این نامه را برای او نوشته اید یا او باید پس از خواندن نامه چه کاری را انجام دهد. اولین جمله نامه در همان حال که می تواند باز تاب دهنده ی احساسات شخص شما باشد، باید پیام اصلی نامه را نیز در خود داشته باشد. وقتی اولین جمله را نوشتید، یک بار خودتان را جای گیرنده بگذارید و آن را با دقت بخوانید. اگر از آن چیزی نفهمیدید، بدانید که او نیز احساس و درک مشابهی خواهد داشت. 

3. نامه هایتان را آگاهانه بنویسید. قانون طلایی سوم این است: نامه را روشن بنویسید. اگر همه ی نگارندگان نامه ها از این قانون پیروی می کردند، بسیاری از نامه های دوم و سوم و ... هر گز نوشته نمی شدند و وقت و انرژی و پول اضافی صرف نگارش آن ها نمی شد. متاسفانه پیچیده و غامض سخن گفتن و نوشتن پیشینه ای دیرینه در ایران زمین دارد. برای مثال هر کسی که اشعار خیام یا حافظ را می خواند آن ها را مطابق میل و نظر خود تفسیر می کند و معنای متفاوتی از آن ها را در می یابد. در بسیاری از نامه ها نویسندگان به دلایل گوناگون مانند شرم و حیا، محافظه کاری، ترس و هراس، تعارف، پرده پوشی و ... از بیان صریح و روشن خواسته و منظور نهایی خودداری می کنند. نتیجه ی چنین ملاحظاتی نگارش نامه هایی است که خواننده مفهوم روشنی را از آن ها دریافت نمی کند. بنابراین، از ارسال کننده ی نامه درخواست توضیح بیشتر و بیان روشن موضوع را می کند. نویسنده نیز مجبور می شود دومین نامه را بنویسد و اگر همان رویه سابق را در پیش بگیرد، چه بسا کار به نوشتن سومین و چهارمین نامه نیز کشیده شود! راه حل بیان دقیق و روشن و پرهیز از نوشتن مطالب در لفافه و پرده پوشی در همان نامه ی اول است. این کار باید با رعایت کامل ادب و احترام صورت گیرد. صراحت در بیان نباید تا اندازه ای باشد که گیرنده ی نامه نویسنده را فردی بی ادب قلمداد کند. پیش شرط این امر رعایت اعتدال در نگارش روشن مطالب است.

4. نامه هایتان را مودبانه پایان دهید. با توجه به موقعیت کاری، شخصیت، شغل و طبقه اجتماعی دریافت کننده نامه، نامه را به پایان ببرید. عباراتی مانند: با تقدیم احترام، با تشکر، ارادتمند شما، مخلص شما، تصدق شما، قربان شما که در زبان انگلیسی معمولاً به عنوان: “yours faithfully”, “yours truly”, “your most truly”, “yours affectionately” ترجمه می شوند، هر یک مخاطب خاص خود را دارند و با توجه به میزان صمیمت میان افراد باید کاملاً سنجیده انتخاب شوند و به کار روند. احساس صمیمیت داشتن نسبت به افراد خوب است، اما این احساس باید با سطح رسمی بودن نامه به ویژه وقتی مخاطب شما یکی از مقامات یا مسئولان یک اداره یا یک شرکت است، تنظیم شود.

5. نامه هایتان را ثبت کنید. اگر این عادت را در خود به وجود آورید و آن را پرورش دهید که سابقه ی هر نامه ای را که می نویسید، نزد خود نگه دارید، یک آرشیو و بایگانی خوب خواهید داشت که می توانید در پیگیری های مکاتباتی تان به آن ها استناد کنید. منظم بودن در مکاتبه مهمتر از خود مکاتبه است. اگر ندانید کدام نامه را در چه تاریخی برای چه کسی ارسال کرده اید، باید بدانید که در حقیقت هیچ کاری نکرده اید. ثبت سابقه ی نامه از نگارش و ارسال آن مهمتر است. 

منبع: 

Carroll, Lewis. (undated). Eight or nine wise words about letter writing, retrieved from http://www.hoboes.com/Search/Comments/?page=Eight%20or%20Nine%20Wise%20Words%20About%20Letter%20Writing